お知らせではなく“指示”であること

業務指示という名の“お知らせ”とは

日々目にする多くの「業務指示」の中には、実際にはただの「お知らせ（情報）」に過ぎないものが散見されます。そもそも、「業務指示」と「お知らせ（情報）」の違いは何でしょうか。

私たちは、「期日があり、実行を伴うもの」を業務指示と定義し、それ以外を「お知らせ（情報）」と区別しています。

たとえば「商品の入荷」の例を考えてみましょう。

「いつ、どこに、何が、どれだけの量、入荷します」といった入荷にまつわる情報のみでは、単なるお知らせに過ぎません。

その情報を現場に伝えることで、本当に求めていることは何でしょうか？　入荷した商品をどう扱うかという具体的な行動であるはずです。

これには、検品、値付け、陳列、販促物の設置など、多岐にわたる業務があります。

それにもかかわらず、入荷情報を伝えるだけで終わっている場合、その指示には業務指示に必要な要素が決定的に欠けています。

業務指示として必要なのは次の4つの要素です。

①「いつまでに何をする」という期日付きの行動

②「なぜやるのか」という指示の目的

③「どうなれば達成なのか」という明確な達成基準

④達成を判断するための報告・確認方法

これら4つが揃って初めて、業務指示となり、現場で具体的な行動を生み出すことができるのです。

　

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