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仕組み（System）

組織には存在意義がある。組織のところでも述べたが、組織は目的を果たすことで社会に何らかの貢献をしているのだ。しかしながら、あるときは調子が良くて、あるときは調子が悪くて、全然クオリティーが定まらない。それは仕方がない場面もあるかもしれないが、できるだけコントロールしたいと思う人は少なくない。組織は成熟度に伴い、一定のアウトプットを提供するシステムというものを構築する方向に進む。

システムとは半永久的に一定の品質のものを提供できる仕組みのことをいう。我々が使っているPCにもオペレーティングシステムというものが入っている。例えば「あ」と打ったのに「ぴ」と出てきたら困るわけである。そのままでは、システムとして成立しないので、速やかに修正が図られる。システムを組織に置き換えて考えるとき、何がそのシステム構築の肝になるのだろうか。標準業務手順や職務記述書、それから詳細なオペレーティングマニュアルや手引きというものが該当する。システムを構成する一部として、人という扱いの難しいリソースに機能的に動いてもらうための工夫は、このような文書を作成する、その通りに動いてもらうということでなされている部分もある。

いきなり全部のマニュアルや手引きを覚えるのも難しいから研修やトレーニングがあり、システムを機能するものにするため努力しているのである。手順通りにやってエラーが頻発するのであれば、その手順を修正することもシステム管理という意味ではとても重要なことなのである。

監査というものは、そのシステムが一定のアウトプットを出し続ける仕組みとして問題がないのか、あるいはプロセスとして問題がなかったかについて色々な角度から精査する活動を指す。つまりチェック機能だけでも不十分であるし、システム全体を俯瞰するだけでも、エラーを捕捉できない可能性もある。アウトプットについて一定の考えを持つ（アルゴリズムを構築する）ことが重要で、すべてを完璧にすることは人間が絡んでくると尚のこと難しい。しかしながら、最低基準だけを守れば良いということではない。そこで重要なのがコンプライアンス的な考え方なのである。これは人がやっている、やっていないに関わらず、自分は絶対にこれは遵守するという姿勢が大事なのである。

これら3つのSは「ハードのS」というカテゴリーに分類される。経営陣の意思決定によって変更できる部分である。しかしその意思決定を行い、ハード面を変更・導入したとしても、その企業で働く社員はすぐには変わらない。そこで、以下の「ソフトのＳ」が重要になってくる。